Wer nachhaltigen Erfolg im Vertrieb, ob quantitativer oder qualitativer Natur, haben möchte, kommt um eine sinnvolle Dokumentation hilfreicher Informationen nicht herum. Diese Tatsache ist nicht diskutierbar. Und doch ist es der Punkt in meinen Vertriebsberatungen, bei denen nahezu grundsätzlich jedes Ei schlauer sein mag, als das Huhn. Grundsätzlich ist ja jeder seines Glückes Schmied und so kann auch jeder Vertriebsverantwortliche selbst entscheiden, ob er meinen Ratschlägen hinsichtlich einer sinnvollen Dokumentation folgt oder eben nicht. Ich bin geduldig, denn im Rahmen meiner Vertriebsbegleitung sind wir bis heute noch immer an den Punkt gekommen, dass sich in Situ gezeigt hat, warum vertriebliche Dokumentation wichtig ist.
So auch bei einem Ihrer Kollegen vor einigen Tagen. Wir wollten im Rahmen seines Vertriebscoachings einige für ihn interessante Praxen ein weiteres Mal besuchen und als wir auf dem Weg dorthin waren, habe ich meine routinemäßigen Fragen gestellt:
- Wann waren die zum letzten Mal dort?
- Was haben wir mitgenommen?
- Was hat die Praxis zu uns gesagt?
- Wie heißt die Helferin am Empfang?
- Was haben wir uns zur Praxis notiert?
Ihr Kollege hat mich kurz angeschaut und dann mit den Schultern gezuckt. Ganz der Profi konnte ich mir dann den Kommentar „eine Dokumentation wäre jetzt nicht schlecht“ nicht verkneifen. Seine Antwort: Ok, ich habe es verstanden. Kannst Du mir deine Dokumentationsvorlagen noch einmal per Mail zukommen lassen? Selbstverständlich haben wir trotzdem alle geplanten Zahnarztpraxen besucht und konnten auch Erfolge einfahren, ohne Dokumentation sind logische, nächste Schritte und das Aufbauen auf das, was war, einfach schwierig. Weil selbst das größte Hirn irgendwann voll ist und wir uns eben nicht mehr an das erinnern können, was die Antwort auf meine Fragen wäre. Ein gutes hat diese „blöde Situation“: Fast immer gibt es ab diesem Zeitpunkt eine Dokumentation für die Neukundengewinnungsaktivitäten.
Welche Informationen braucht eine sinnvolle Vertriebsdokumentation mindestens? Neben Namen und Anschrift der Praxis, sicher auch die Namen der Personen, mit denen man bei einem Kontakt gesprochen hat. Datum und Inhalt des Gesprächs bzw. der Gespräche sind ebenfalls unerlässlich. Wenn jetzt noch Informationen zur Ausstattung der Praxis und im besten Fall noch den Namen des Kollegen, der für die Praxis tätig ist, dazukommen, dann ergibt das eine solide Basis, um bei jedem weiteren Kontakt eben professionell auftreten zu können. Der Informationspool zu den Zielkunden wächst mit der Zeit. Je intensiver das Akquisegebiet bearbeitet wird, desto mehr Informationen liegen vor, auf deren Basis ein Bewerten der Praxen möglich wird. Grundsätzlich gilt: Notieren Sie so wenig wie möglich und gleichzeitig soviel wie nötig, damit im Extrem eine Ausweichperson den Vertrieb auf der Basis der Notizen übernehmen kann.
Ähnliches gilt für die Dokumentation hinsichtlich der Bestandskunden. Wichtig ist, alle Informationen, die für den professionellen Umgang mit einem Kunden notwendig sind, an einen für alle in der Kundenbetreuung tätigen Mitarbeiter zugänglich zu machen. Für die Bewertung der Kunden hinsichtlich Ergebnisträchtigkeit sollten außerdem Aspekte wie Kulanzen und Betreuungszeiten auf die Minute genau dokumentiert werden. So kann sichergestellt werden, dass jederzeit sichtbar wird, welcher Kunde zum Wohl des Unternehmens beiträgt oder zu dessen Lasten geht.
Fazit
Ob Sie bei der Dokumentation Ihrer Kundeninformationen ganz konventionell auf Papier setzen oder auf eine digitale Variante zurückgreifen, das liegt an Ihnen und Ihren Vorlieben. Ohne Dokumentation ist effektiver und effizienter Vertrieb bei Neu- und Bestandskunden auf Dauer nicht möglich. Wenn Sie eine Einschätzung zu Ihrer Vertriebsdokumentation haben möchten oder eine solche in Ihrem Unternehmen aufbauen wollen, dann sprechen Sie mich an. Das schaffen wir, versprochen!
